Datenschutzrichtlinie des Musikvereins Unterjettingen e.V.

Diese Datenschutzrichtlinie dient als Anlage zur Satzung des Musikverein Unterjettingen e.V., nachfolgend „Verein“ genannt.

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO.  Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung, Information und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Vereinszeitschrift, Social Media Plattformen) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt. Ausgenommen hiervon sind Fotos, welche unter §23 KUG genannt sind.

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Dem Mitglied besteht jederzeit die Möglichkeit ein schutzwürdiges Interesse seiner personenbezogenen Daten gegenüber dem Vorstand schriftlich anzumelden.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert, welche ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 DSGVO verarbeitet werden müssen.

Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt.

Alle Daten, für welche oben genannte Gründe nicht zutreffen, werden nach dem Austritt bzw. entsprechend der gesetzlichen Löschfristen gelöscht.

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Als Mitglied des übergeordneten Blasmusikverband Baden-Württemberg, Kreisverband Böblingen e.V. ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den Kreisverband jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §46 Abs. 2 BDSG-neu dar.

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes.

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten:

• Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
• Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
• Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen)
• Instrument
• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
• Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder, Dirigenten, Instrumentenwart, Notenwart, Uniformenwart, Ehrenvorsitzende) werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Daten von fördernden Mitgliedern sowie Ehrenmitgliedern werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des Blasmusikverband Baden-Württemberg, Kreisverband Böblingen e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln:

• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
• Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Pressearbeit

Der Verein kann die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift „forte“ (DVO-Verlag) des Blasmusikverband Baden-Württemberg (BVBW) über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse informieren. Solche Informationen können überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage und Social Media Plattformen entfernt. Der Verein benachrichtigt den Blasmusikverband Baden-Württemberg, Kreisverband Böblingen e.V. sowie etwaige weitere betroffene Dachorganisationen über den Widerspruch des Mitglieds.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand kann besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins bekannt machen. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.

Der Vorstand kann besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Vereinszeitschrift bekannt machen. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliedsdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/

eingereicht werden.